English   14390 НПО
ИНФОРМАЦИОНЕН ПОРТАЛ ЗА НЕПРАВИТЕЛСТВЕНИТЕ ОРГАНИЗАЦИИ В БЪЛГАРИЯ




Някои полезни идеи за организиране на събития

 



Благодаря на НПО Портала за предоставената възможност да пиша по темата, тъй като още от самото начало една от основните цели на Форум КЛЮЧ е била да подпомага гражданските организации да бъдат по-видими и по-добре разбрани в обществото, а НПО Порталът е тяхното най-истинско виртуално място.

 

Ако ви предстои да организирате събития, на които искате да съберете многобройна и в голяма степен непозната публика, което в общи линии ние от 42 тренинг и екипа на Форум КЛЮЧ правим вече 6-а година, то най-вероятно този материал ще ви бъде полезен.

 

От момента, в който сте подготвили съдържанието и формата на събитието, минавате през шест стъпки:

  • Съставяне на поканата
  • Изготвяне на списък на хората, които да бъдат поканени
  • Изпращане на поканата
  • Допълнително популяризиране на събитието
  • Регистрация на проявилите интерес да участват
  • Посрещане на действителните участници на събитието

 

Първите пет можете да контролирате, а броя на действителните участници – да предвидите.

 

ПОКАНАТА

 

Съдържанието на поканата трябва да бъде кратко и конкретно. Включете в нея едно силно изречение, което да съдържа послание, свързано със събитието. Може да бъде сериозно, закачливо или провокативно – важното е да привлече вниманието, а в най-добрия случай – да бъде запомнено.

 

В НПО сектора имаме склонност да усложняваме нещата и да правим текстовете си подробни и твърде обстоятелствени. Не забравяйте, че ако сте се насочили към широка аудитория, която е по-скоро непрофесионална, то езикът трябва да бъде разбираем за всеки. Използването на копирайтър е добра идея, но не всеки може да си го позволи, ето защо понякога консултирането на текста с приятели извън сектора може да бъде лесен и подходящ вариант. В нашия екип нямаме копирайтър, а понякога тъкъв ни липсва, но в замяна прилагаме много от познанията си за говорене пред публика, както и съвети от приятели специалисти, за да успеем да държим всеки текст в границите на ясната и кратка комуникация.

 

Много колеги се стараят да направят поканата атрактивна и по чисто графичен начин – като включат в мейла или прикачат специално създадена картинка. Според мен това усилие има повече смисъл, когато каните през Фейсбук или други социални мрежи. Картинките в мейлите обикновено не се показват автоматично, а прикаченият файл ще бъде отворен, едва след като получателят е прочел текста на мейла, тоест запознал се е с най-важната информация.

 

Поканата като формат е прекалено кратка, за да включва детайли за събитието. По-подробно описание обаче е необходимо и можете да го предоставите по два начина – като прикачен файл или като линк към статична страница в интернет, която съдържа информацията. Ние предпочитаме линка. Хората са заети, получават много мейли и трябва лесно да „сканират“ текста и да видят важното – къде, кога, какво ще се случи и какво се иска от тях. От тази гледна точка кликането върху линк с допълнителна информация е по-малко усилие от отварянето на прикачен файл и евентуалното му запазване.

 

В поканата трябва да посочите начина,  по-който получателите й трябва да заявят присъствието си на събитието. Ако регистрацията е онлайн, ясно посочете линка.

 

Дотук линковете в поканата станаха два. Важно е да знаете, че наличието на линкове в циркулярни писма може да създаде проблем – Google може да третира мейла ви като рекламно съобщение, да го определи като спам и да го „прати" в Junk Е-mail папката на получателя. Трябва да призная, че не сме намерили начин да избегнем това и сме го приели като част от правилата на играта. Това, което може да се направи, но изисква доста усилия, е най-напред да изпратите поканата на поне десетина души, които познавате, да ги помолите да проверят  Junk Е-mail папката и ако мейлът ви е там, да го обозначат като „Not Junk”. След това изпращате останалите покани.

 

Правили сме много експерименти, докато уцелим точното време, в което трябва да се изпрати поканата. Пращали сме и три месеца по-рано, но видяхме, че това е дълъг срок и хората забравят. Колкото и да ги подсещаме след това, не работи. От опита с последните издания на Форум КЛЮЧ най-подходящ изглежда следният модел. Изпращате поканите месец преди събитието. През този един месец, всяка седмица изпращате „подгряващи" мейли с допълнителна информация. В тези мейли обаче задължително включвате нещо, което до този момент не е било известно – иначе формалното напомняне само ще раздразни получателите. Новата информация може да бъде програма, биографии на участници интервюта с лектори, представяния на спонсори, споменавания в други медии.

 

ПОПУЛЯРИЗИРАНЕТО НА СЪБИТИЕТО

 

В допълнение на разпращането на покани по мейл, винаги е подходяща съпътстваща кампания за популяризирането на събитието. Съдържанието на кампанията обаче не трябва да е просто предоставяне на информация, а призив към действие, напр. участвайте, включете се, регистрирайте се.

 

Социалните медии са най-евтиният начин за достигане до много хора. Активността в социалните медии на приятели, познати, колеги може да повлияе на онези, които се колебаят, да дойдат. Като част от кампанията ние обикновено правим Facebook event, но целта му е единствено да популяризира събитието. При Facebook event съотношението потвърдили/присъствали е изключително ниско, защото изисква просто натискането на бутона „Ще участвам". Голяма част от хората го правят, само защото ви симпатизират, без дори да вникнат в съдържанието. Резервационните системи, за които ще разкажа по-долу, компенсират този недостатък, защото предполагат малко повече усилие от страна на заинтересованите, напр. влизане на определен сайт, въвеждане на мейл за потвърждение, изчитане на известно количество информация. Т.е. ако използвате такава, до голяма степен гарантирате, че човекът отсреща е обърнал по-сериозно внимание на информацията и напълно осъзнато е решил да се регистрира.

 

След социалните медии идват и традиционните такива – от телевизии, радиа и вестници, до по-новите интернет базирани.

 

Досега сме се старали да имаме поне трима медийни партньори на събитие. Стараехме се да влезем поне в една телевизия, едно радио и да имаме на наша страна поне една интернет агенция. Но разбрахме, че не е важна бройката, а истинската ангажираност на партньорите към събитието. В големите медии по-трудно се влиза с банери или информация, но това не трябва да отказва колегите да пускат информация на колкото се може повече места. Всяка малка или голяма медия си има своята аудитория и ако тя съвпада с вашата целева група, дори и да е слабопосещаван уебсайт, но от правилните хора, винаги има смисъл.

 

Обикновено всяко събитие завършва със събирането на обратна връзка от участниците чрез кратка анкета. Много ценно е един от въпросите в нея да бъде „от къде разбрахте за събитието“. Така лесно може да проверите кой канал колко хора е довел. При нас проучването показва, че старите медийни форми (ТВ и радио) са с не повече от 1%, но от друга страна ролята им за устойчивата популяризация на това, което правите, е от изключително значение.

 



НАБИРАНЕТО И РЕГИСТРАЦИЯТА НА УЧАСТНИЦИТЕ

 

На първо място по значение тук е списъкът ви с хора и мейл адреси, до които ще пишете. Много колеги, с които съм разговарял по темата, поддържат един или няколко Excel файла, които актуализират периодично. Когато дойде време за събитие, те:

  • Изпращат поканата през личен или служебен мейл адрес „на порции“ от 10-20 копирани от файла адреси, или
  • Копират колоната с мейлите в Mail Chimp – една от най-популярните системи за масово изпращане на мейли.

Първият вариант отнема много време, а и рискът адресът ви да попадне в спам филтрите на Google или да бъде блокиран е голям – Google има алгоритми да следи повтарящи се текстове, които отиват до големи маси хора.  Логиката е, че ако изпращате индивидуални мейли, хората нямат възможност да се отпишат от получаването на ваши покани, което не е коректно.

 

Моят опит със списъците и изпращането на покани също започна с Excel и мейли от личния ми адрес. Включвахме или заявка за участие в Word, която трябва да бъде изпратена обратно, или формуляр за записване, направен в Google Forms. Заявките се оказаха тромав подход, изискващ усилия и от получателя, и от нас при обработването им. Google Forms пък показа редица неудобства от гледна точка на възможности за управление и комуникация със записалите се вече участници. Налагаше се да вадим ръчно мейли и друга информация, да преправяме графи и в крайна сметка да рискуваме някой мейл да бъде пропуснат.

 

Много скоро предпочетохме да трупаме бази данни в платформите MailChimp, Eventbrite и Weemss. Тук е мястото да спомена, че е най-добре хората в базата ви от данни да имат дори и минимална предишна връзка с вас, напр. да са се включили доброволно в друг ваш списък или да са се абонирали за нещо, което вие предлагате, защото в противен случай биха се отписали от получаването на следваща кореспонденция. База данни се гради с времето, когато се отсяват хората, които истински се интересуват от вашите неща и има смисъл да продължават да бъдат канени. Нашите бази данни съхраняваме физически в профила ни в Eventbrite. Хубавото е, че системата автоматично изважда повтарящи се имейли. Това е много полезно, когато обединяваме списъци от различни събития. Цялата ни база от данни е 6 000 души.

 

И така, и трите посочени в предишния параграф системи предлагат самостоятелно управление на базата от данни с хора и адреси, създаване на мейла с поканата и следене на реакциите на получилите поканата (отваряне, отписване от списъка, кликане върху линковете и пр.). За разлика от MailChimp, Eventbrite и  Weemss предлагат и система за регистрация на участниците с платени или безплатни билети. Затова постепенно изоставихме MailChimp и започнахме да използваме основно следните Резервационни event management системи:

 

www.eventbrite.com

 

Това е по мое мнение най-добрата платформа, която дава възможност да създавате различни видове събития и да асоциирате към тях регистрации и билети. Изключително интуитивният интерфейс ви дава възможност чрез използване на Widgets функцията с един клик да създавате бутони за вграждане в сайта си и изпращане до партньори – т.е. да генерирате красиво изглеждащи бутони „Регистрирай се безплатно“ или „Купи/Вземи билет“, които много лесно да вградите в своя уеб сайт. Можете да управлявате и следите броя на регистрациите, да проверявате кой информационен канал ви е довел най-много регистрации и отново с един клик на мишката да комуникирате с вече записалите се участници, като подготвяте специални мейли до всички регистрирани, или пък само до някакъв обособен сегмент от тях.

 

Недостатъците на www.eventbrite.com са в това, че сайтът е на английски език и изисква от хората, които ще  работят с него, да го ползват на доста добро ниво. В случай че решите да продавате билети през системата, таксите, които се удържат от стойността на всеки билет, са приемливи за нашия стандарт, но когато към тях се добавят и тези за международни банкови трансфери, когато се стигне до необходимостта да си получите парите, цялостната цена вече може да ви се стори висока. Огромен плюс е, че ако събитието Ви е безплатно, Еventbrite не изисква абсолютно нищо от вас – т.е. няма такси, които да са дължими за събитие с безплатни регистрации. Сайтът има вграден панел за анализ на посещенията (analytics), който ви дава представа кой от каналите за комуникация (мейли, събития в социални мрежи, линкове в публикации в електронни медии и пр.), които сте използвали, е довел до най-много регистрации.

 

www.weemss.com

 

Това е  българска event management система, която е ориентирана към световния пазар. Тя също е на английски език, но за разлика от Еventbrite винаги можете да се обърнете към екипа по поддръжката (support) и да получите полезна информация на български език. И това всъщност е изключително лесно да бъде направено, тъй като още с регистрацията си като „организатор“ на събитие, пред очите ви ще изскочи чат прозорец, в който можете да зададете въпросите, които ви вълнуват на консултант. Тези въпроси може да са от всякакъв вид – как да завършите профила си, кой план да изберете (когато става дума за едно събитие или регулярни събития има различни тарифи) и др. Както при предишната система, тази също позволява динамична последваща комуникация със записалите се.

 

Системата работи много добре за платени събития, но ако решите да правите безплатно, ще се сблъскате с необходимостта да плащате такса за всяка безплатна регистрация. Интуитивността при работата е на добро ниво, но отстъпва на Eventbride, което до някъде се компенсира от достъпната възможност да получите допълнителна консултация.

 

Всъщност weemss.com е доста популярна платформа за регистрация на участници в платени обучения и семинари, но няма да я срещнете като възможност при безплатните такива, именно заради дължимите такси.


 

Какво показва моята статистика по отношение на изпратените покани? Адресатите, които отварят мейла, не надхвърлят 20-25%. Дори 25% са много голям успех. Това може да се дължи както на незаинтересованост от subject-а на писмото, така и на попадането на мейла в Junk E-mail папката. От отворилите писмото очаквайте да се регистрират отново не повече от 20-25%. Тоест при 1000 изпратени покани можете да очаквате не повече от 40-50 регистрации. Може да ви се струва малко, но всъщност такива цифри са сериозен успех. Тук напомням, че показателите се отнасят за писма до хора, които не познавате или не са показали устойчив интерес към вашата организация и събития в миналото.

 

Разбира се, има една група от най-преданите ви последователи, която винаги е извън статистиката.

 

Отделно от поканите, хората могат де се регистрират и по други канали, осигурени от партньорите ви. За това обаче статистика не мога да предоставя, защото зависи от аудиторията на самите партньори. Задължително обаче ще усетите, когато мейл лист на ваша партньорска организация бъде разпространен. Например при някои събития НПО Порталът е успявал да осигури близо 25% от регистрациите, при други обаче масовото споделяне на публикации в социални мрежи се е оказвало сполучлив вариант.

 

Моят съвет за това как да насърчите участниците да се регистрират и да ви улеснят при планирането на събитието е да дадете специални условия и преференции на дошлите с безплатен билет. В случая с Форум КЛЮЧ ние насърчаваме хората да се регистрират, като им гарантираме свободен достъп до залата по всяко време и възможността да изберат най-хубавите места, а  дошлите без регистрация допускаме да влязат не по-рано от 10 минути преди началния час. Това е обявено ясно на уеб сайта ни и правилата са ясни за всички.

 

Има и един трик, който работи добре. Eventbrite позволява да направиш видими при регистрацията „оставащите свободни места“. Добре е този брой да е малък. Ако например две седмици преди събитието във формата за регистрация се вижда, че остават 350 незаети места ат общо 400 в залата, потенциалните посетители, които не те познават, може да решат, че си аутсайдер и да изгубят интерес. Затова пускайте билетите/безплатните регистрации на порции.

 

Когато участието е срещу заплащане, можете да въведете отстъпка за ранни записвания.

 

Има хора, които след като са се регистрирали, впоследствие установяват, че не е възможно да участват и отказват своята регистрация – пишат ви, или направо (ако използвате Eventbrite) натискат „cancel бутон на билета си (системата позволява такова последващо анулиране). Не забравяйте да им отделите специално внимание с подходящо писмо, в което да им благодарите, че по този начин са ви помогнали да планирате по-добре събитието си и че ги очаквате на следващите си събития. За нас тези хора са също толкова ценни, колкото и дошлите на събитието, защото показват уважение към усилията на организаторите и отношение към самото събитие, за разлика от всички онези, които имат регистрации, но просто не идват.

 

РЕГИСТРИРАНИТЕ И ДЕЙСТВИТЕЛНИТЕ УЧАСТНИЦИ

 

Най важният въпрос пред всеки, който организира събитие, е колко човека ще дойдат от предварително записалите се?

 

Ако продавате местата, в повечето случаи хората имат сериозна мотивация да дойдат. Все пак ще загубят парите вложени в билета. Обаче бъдете подготвени и да не се изпълни 100% предварително очакваната бройка. Винаги има по някой възпрепятстван в последния момент, но това са сравнително малко участници.

 

При безплатните събития, които са по-голямата част от организираните от НПО, се сблъскваме с много по-голяма неяснота. Какво показва моята, а и не само моята, статистика? При равни други условия (нормални атмосферни условия, липса на проблеми с трафика, протести, извънредни ситуации в този ден и т.н.) от всички регистрирани очаквайте да дойдат между 35 и 45 %, или средно 40 %. Интересното е, че тази статистика се отнася не само до всички 12 издания на Форум КЛЮЧ, а и до събитията на всички колеги, с които сме споделяли опита си. В разговорите с тях винаги изскача числото 40% дошли от предварително регистрираните. И това е независимо от темата – IT, предприемачество, религия, бизнес, политика…

 

Друг чест въпрос е идват ли хора без регистрации. Отговорът ми е ВИНАГИ. Най-често това са хора, които до последния момент не са решили дали ще им е интересно да участват. Тук обаче попадат и вашите партньори, доброволците и други поддръжници, които не искат да ви подведат с акта на регистрация, че ще присъстват, а в последния момент да се окаже, че не могат. Затова на тях си струва да им се обадите по телефона, за да прецените шансовете. Нашият опит показва, че броят на дошлите без билет е между 30% и 50% от дошлите с регистрация.

 

Всички числа, които посочих дотук, са от личния ми опит с формата Форум КЛЮЧ. От много голяма полза за вас ще бъде воденето на вашата собствена статистика.

 

И накрая, ако все пак имате нужда от помощ, ние от 42 тренинг и Форум КЛЮЧ винаги сме на линия, за да споделим с вас своя опит и да ви предложим помощ, за да реализирате събитието си по най-добрия възможен начин!

 

Очаквайте и следващи съвети за организиране на събития, отнасящи се до работата с лектори, партньори, избор на време за провеждане на събитие и други.

 

Александър Куманов

Форум КЛЮЧ/ 42 TRAINING

sasho@42training.org

 

Занимавам се с организация на презентационни и мотивационни събития от 7 години, като най-голямото от тях е Форум КЛЮЧ с вече 11 събития и над 4000 участници и над 100 лектора. Освен него с екипа ни сме реализирали и други формати като Форум КЛЮЧе (7 издания), Key@SWISS и SurvivalBG, както и множество други събития, конференции, семинари и обучения в по-традиционен формат.

 

 

 

 

Автор: Александър Куманов, Форум КЛЮЧ/ 42 TRAINING

Сходни публикации

„Ще се справим заедно“: Една инициатива, хиляди добротворци

„Ще се справим заедно“: Една инициатива, хиляди добротворци

Популярна африканска поговорка гласи следното: „Ако искаш да стигнеш бързо, върви сам. Ако искаш да стигнеш далеч, върви заедно

Асоциация „Деметра”: Заедно срещу домашното насилие

Асоциация „Деметра": Заедно срещу домашното насилие

Асоциация "Деметра" и "Пирогов" помагат на жертви на домашно насилие Коронавирусът, който порази почти целия свят,

Фондация „Светът на Мария”: да осигуряваш спокойствие и вдъхновение във време на безпрецедентна несигурност

Фондация „Светът на Мария": да осигуряваш спокойствие и вдъхновение във време на безпрецедентна несигурност

Пандемията от коронавирус, която от два месеца занимава целия свят, ни върна обратно на земята и ни напомни, че единствените