Как да управялваме добре нашето НПО?
04 март 2015 г.
Много НПО не си задават въпроса „Какво е добро управление?". По-често срещаният сценарий е донорите, които са в процес на вземане на решение дали да финансират дадаена организация, или не, да правят предварителен анализ. Те проверяват дали се спазват принципите на доброто управление (good governance), като много често при отсъствие на достатъчно надеждни индикатори за наличието на такова, отказват финансиране или избират да насочат бюджетите си към други организации.
Какво е добро управление?
Според работната група за добро управление в Централна и Източна Европа „доброто управление е прозрачен процес на вземане на решения, чрез който лидерството в една организация по ефективен и отчетен начин насочва ресурси и упражнява правомощия на основата на споделени ценности."
Добро управление няма, ако не спазваш законите на държавата, в която работиш, но доброто управление е много повече от това да спазваш закона.
Стандартите за добро управление дават възможност за защита от рисковете едно НПО да стане персонално зависимо, да изпадне в ситуация на юридически и процедурен безпорядък, да не управлява ефективно своите ресурси и финанси, да не завършва успешно проектите, по които работи, да губи публична репутация, партньори, съмишленици и донори и в крайна сметка да изпадне в невъзможност да изпълни мисията, с която е създадено – да обезсмисли фактическото му съществуване.
Въвеждането и спазването на стандарти за добро управление от своя страна гарантира повече прозрачност и по-широка легитимност на организацията.
Сред водещите стандарти за добро управление на НПО са:
Отчетност - НПО не работят за себе си, те изпълняват обществена и гражданска функция в частна или обществена полза
Неправителствената органзиация не е фирма. Ако някой иска да управлява едно НПО и да печели от него за своя сметка, то рано или късно това действие е обречено на провал. НПО се създават с идеална цел, а отчетността на изпълнението на заложената мисия, приетите цели и реализираните дейности и проекти е от ключова важност за запазване на профила и неговата насоченост. Отчетността дава възможност да се оцени както резултата, така и амплитудата на постигнатата промяна, влиянието върху обществената среда и ползите, които чрез дейността си НПО-то осъществява за нея.
Организациите, чрез своите органи (настоятелство, общо събрание, съвети и др.), трябва да създадават процедури, системи, механизми за оценка, проверка и контрол върху взетите решения и отчитане на резултатите при изпълнението на заложените цели. Това може да се случи чрез периодични отчети на членовете на екипа по отношение на тяхната дейност, упражняване на контрол върху решенията и актовете на управителния орган и тяхната отмяна и пр.
Инвестирайте време и ресурси при създаването на такъв тип практики на отчетност и процедури, така ще разграничите ясно функциите и правомощията на различните органи, ще гарантирате прозрачност пред членове, партньори, донори и бенефициенти и ще имате устойчиво развтие, независещо от персонални промени или конкретни дейности.
Винаги трябва да си задавате трудните въпроси:
Структура, правомощия и разделение на функции и делегиране на права
Законът дава само необходимия минимум, в рамките на който трябва формално да структурирате дейността и управлението на вашето НПО, но вие, следвайки принципите за добро управление, можете и следва да ги развиете. Например, като предвидите създаването на допълнителни органи (обществени съвети, комитети, експертни съвети, др.), въведете допълнителни политики, даващи гаранция за това, че се вземат добри решения, разпределите правомощията на отделните органи по начин, по който да може да имате ефективни гаранции за прозрачност, отчетност и контрол върху дейността на вашето НПО.
Структурата и правомощията на органите се разписват в устава/устройствения акт, но това не пречи конкретни процедури да се доразвият в допълнителни вътрешни документи. Следва да бъдат приети ясни правила, които да дават гаранции за процеса на вземане на решения – ясно разписани мнозинства, гласуване, кворум и пр.
Добра практика е ако върховният колективен орган има поне три редовни срещи в годината. Тези срещи не бива да имат формален характер. Чрез тях следва да се търси интегритет, повече ангажираност към дейността, подкрепа на взетите решения или ревизия спрямо постигнатите резултати, даване на нови идеи за партньорства, донори, проекти и др.
В дейността на всяка организация има ситуации, в които се налага вземането на бързи, оперативни решния или решения при извънредни обстоятелства. За да няма спор по отношение на тяхната легитимност е добре в процедура да се опише предварително правомощията и обхвата на отговорност за вземането на подобни решения, както и тяхното отчитане и потвърждаване от съответните управителни органи. Основнанията и изключенията, при които се подхожда към такъв тип решения, следва да бъдат описани максимално изчерпателно, да са не изпадне организацята в криза.
Организацията винаги се води от мисията си. Върховният орган пази мисията. Върховният орган подкрепя мисията чрез ефективно планиране и редовно оценяване.
Разделение на „властите" в НПО или защо не бива да се смесват правомощията по управление и надзор
Вземането на решения и оперативното управление като два елемента на един и същи процес следва да бъдат разграничени, но свързани помежду си. Първият елемент касае упражняване на правомощия (например попълване състава на орган, гласуване на годишния бюджет и др.), а вторият - ежедневното и текущо управление (например назначаване на екипа, приемане на техните отчети, разплащане и пр.) Много често не се прави разлика между върховния и управителния орган, от една страна, и екипа на организацията, от друга, но това са две различни неща.
Върховният орган е този, който дава кредит на доверие на управителния орган (управителния съвет, председателя, директора) и оценява регулярно неговата работа, а председателят/директорът – избира и дава кредит на доверие на екипа си.
Върховният орган е този, пред който управителния орган се отчита, така както екипът, който осъществява оперативното управление се отчита пред управителния орган.
Върховният орган има изключителните правомощия да осъществява надзор върху дейността на управителния орган, като той може да го осъществява чрез допълнително създадени и вписани в устава контролни органи, изграждането на временни такива или пряко.
Важно е да не забравяте, че при осъществяването на своята дейност, организациите в обществена полза имат забрана да сключват сделки с лица от органите си (и определени категории техни близки), освен ако не са в очевидна полза (т.е. на значително по-ниски от пазарните цени) или при общи условия, публично обявени.
Професионални и етични стандарти, като елемент от вътрешната саморегулация без които едно НПО не може да съществува ефективно
Доброволност на участието - членовете на органите не са платени.
Изисквания към членовете на управителните органи – да са доказани професионалисти и експерти в областите на действие с висок морал и добър публичен имидж.
Политики за добро управление на ресурсите, избягване на конфликт на интереси.
Етични кодекси и/или правила, приложими към съответното поле на дайност и към всички членове на НПО.
Системи за внедряване, развитие и прилагане на тези правила на саморегулация и осигуряване на приемственост и устойчивост, независимо от персоналния състав на управителните органи;
Приемствеността и устойчивото развитие са сред най-важните задължения, които действащите органи на управление на едно НПО трябва да обезпечи. Това дава дългосрочна перспектива за развитието му, увеличава прозрачността, привлича и мотивира нови хора, които да се включат в дейността му. Затова създаването на политики за развитие и насърчаване на членство, менторство, повишаване на личния капацитет, доброволчество и създаване на компетенции за участие в управителните органи сред членовете на НПО са сред най-важните вътрешно-организационни дейности.
Прозрачно и отговорно финансово управление
Съгласно закона и устройствените актове, съответния върховен орган на едно НПО:
Кои са най-важните неща, свързани с финансовото управление, които трябва да следите:
Ефективно интернет позициониране: е-организация
Организация, която иска да бъде максимално прозрачна и отчетна, задължително трябва да има профил във виртуалното пространство. В този смисъл от изключително значение е на своя официален уебсайт да е наличен актуален устава/устройствен акт на организацията, докладите за дейността, годишните финансови отчети, както и информация относно:
Всъщност, ще се получи ли?
Някой би могъл да оспори горните принципи и би казал: „По-добре по-малко хора да са ангажирани с вземането на решения, за да е ясно чия е отговорността". Или пък – „Няма как хората, които го работят (екипа), да не знаят най-добре. Най-честно е те да взимат решенията". Ако такава е и вашата вътрешна нагласа, не правете и не участвайте в НПО, вашият профил е по-подходящ за предприемаческа или управленска дейност в сферата на бизнеса. Огледайте се и оценете възможностите и перспективите за това да се реализирате на пазара и си направете фирма. Така ще ви е бъде по-лесно работите в подходяща за себе си организационна среда.
И ако все още се питате какво ще ви донесе спазването на стандартите за добро управление:
Какво е добро управление?
Според работната група за добро управление в Централна и Източна Европа „доброто управление е прозрачен процес на вземане на решения, чрез който лидерството в една организация по ефективен и отчетен начин насочва ресурси и упражнява правомощия на основата на споделени ценности."
Добро управление няма, ако не спазваш законите на държавата, в която работиш, но доброто управление е много повече от това да спазваш закона.
Стандартите за добро управление дават възможност за защита от рисковете едно НПО да стане персонално зависимо, да изпадне в ситуация на юридически и процедурен безпорядък, да не управлява ефективно своите ресурси и финанси, да не завършва успешно проектите, по които работи, да губи публична репутация, партньори, съмишленици и донори и в крайна сметка да изпадне в невъзможност да изпълни мисията, с която е създадено – да обезсмисли фактическото му съществуване.
Въвеждането и спазването на стандарти за добро управление от своя страна гарантира повече прозрачност и по-широка легитимност на организацията.
Сред водещите стандарти за добро управление на НПО са:
Отчетност - НПО не работят за себе си, те изпълняват обществена и гражданска функция в частна или обществена полза
Неправителствената органзиация не е фирма. Ако някой иска да управлява едно НПО и да печели от него за своя сметка, то рано или късно това действие е обречено на провал. НПО се създават с идеална цел, а отчетността на изпълнението на заложената мисия, приетите цели и реализираните дейности и проекти е от ключова важност за запазване на профила и неговата насоченост. Отчетността дава възможност да се оцени както резултата, така и амплитудата на постигнатата промяна, влиянието върху обществената среда и ползите, които чрез дейността си НПО-то осъществява за нея.
Организациите, чрез своите органи (настоятелство, общо събрание, съвети и др.), трябва да създадават процедури, системи, механизми за оценка, проверка и контрол върху взетите решения и отчитане на резултатите при изпълнението на заложените цели. Това може да се случи чрез периодични отчети на членовете на екипа по отношение на тяхната дейност, упражняване на контрол върху решенията и актовете на управителния орган и тяхната отмяна и пр.
Инвестирайте време и ресурси при създаването на такъв тип практики на отчетност и процедури, така ще разграничите ясно функциите и правомощията на различните органи, ще гарантирате прозрачност пред членове, партньори, донори и бенефициенти и ще имате устойчиво развтие, независещо от персонални промени или конкретни дейности.
Винаги трябва да си задавате трудните въпроси:
- Важна ли е нашата мисия?
- Има ли истинска нужда от нас?
- Дали хората разбират какво правим?
Структура, правомощия и разделение на функции и делегиране на права
Законът дава само необходимия минимум, в рамките на който трябва формално да структурирате дейността и управлението на вашето НПО, но вие, следвайки принципите за добро управление, можете и следва да ги развиете. Например, като предвидите създаването на допълнителни органи (обществени съвети, комитети, експертни съвети, др.), въведете допълнителни политики, даващи гаранция за това, че се вземат добри решения, разпределите правомощията на отделните органи по начин, по който да може да имате ефективни гаранции за прозрачност, отчетност и контрол върху дейността на вашето НПО.
Структурата и правомощията на органите се разписват в устава/устройствения акт, но това не пречи конкретни процедури да се доразвият в допълнителни вътрешни документи. Следва да бъдат приети ясни правила, които да дават гаранции за процеса на вземане на решения – ясно разписани мнозинства, гласуване, кворум и пр.
Добра практика е ако върховният колективен орган има поне три редовни срещи в годината. Тези срещи не бива да имат формален характер. Чрез тях следва да се търси интегритет, повече ангажираност към дейността, подкрепа на взетите решения или ревизия спрямо постигнатите резултати, даване на нови идеи за партньорства, донори, проекти и др.
В дейността на всяка организация има ситуации, в които се налага вземането на бързи, оперативни решния или решения при извънредни обстоятелства. За да няма спор по отношение на тяхната легитимност е добре в процедура да се опише предварително правомощията и обхвата на отговорност за вземането на подобни решения, както и тяхното отчитане и потвърждаване от съответните управителни органи. Основнанията и изключенията, при които се подхожда към такъв тип решения, следва да бъдат описани максимално изчерпателно, да са не изпадне организацята в криза.
Организацията винаги се води от мисията си. Върховният орган пази мисията. Върховният орган подкрепя мисията чрез ефективно планиране и редовно оценяване.
Разделение на „властите" в НПО или защо не бива да се смесват правомощията по управление и надзор
Вземането на решения и оперативното управление като два елемента на един и същи процес следва да бъдат разграничени, но свързани помежду си. Първият елемент касае упражняване на правомощия (например попълване състава на орган, гласуване на годишния бюджет и др.), а вторият - ежедневното и текущо управление (например назначаване на екипа, приемане на техните отчети, разплащане и пр.) Много често не се прави разлика между върховния и управителния орган, от една страна, и екипа на организацията, от друга, но това са две различни неща.
Върховният орган е този, който дава кредит на доверие на управителния орган (управителния съвет, председателя, директора) и оценява регулярно неговата работа, а председателят/директорът – избира и дава кредит на доверие на екипа си.
Върховният орган е този, пред който управителния орган се отчита, така както екипът, който осъществява оперативното управление се отчита пред управителния орган.
Върховният орган има изключителните правомощия да осъществява надзор върху дейността на управителния орган, като той може да го осъществява чрез допълнително създадени и вписани в устава контролни органи, изграждането на временни такива или пряко.
Важно е да не забравяте, че при осъществяването на своята дейност, организациите в обществена полза имат забрана да сключват сделки с лица от органите си (и определени категории техни близки), освен ако не са в очевидна полза (т.е. на значително по-ниски от пазарните цени) или при общи условия, публично обявени.
Професионални и етични стандарти, като елемент от вътрешната саморегулация без които едно НПО не може да съществува ефективно
Доброволност на участието - членовете на органите не са платени.
Изисквания към членовете на управителните органи – да са доказани професионалисти и експерти в областите на действие с висок морал и добър публичен имидж.
Политики за добро управление на ресурсите, избягване на конфликт на интереси.
Етични кодекси и/или правила, приложими към съответното поле на дайност и към всички членове на НПО.
Системи за внедряване, развитие и прилагане на тези правила на саморегулация и осигуряване на приемственост и устойчивост, независимо от персоналния състав на управителните органи;
Приемствеността и устойчивото развитие са сред най-важните задължения, които действащите органи на управление на едно НПО трябва да обезпечи. Това дава дългосрочна перспектива за развитието му, увеличава прозрачността, привлича и мотивира нови хора, които да се включат в дейността му. Затова създаването на политики за развитие и насърчаване на членство, менторство, повишаване на личния капацитет, доброволчество и създаване на компетенции за участие в управителните органи сред членовете на НПО са сред най-важните вътрешно-организационни дейности.
Прозрачно и отговорно финансово управление
Съгласно закона и устройствените актове, съответния върховен орган на едно НПО:
- преглежда и контролира финансовите въпроси;
- приема бюджета и получава отчети (преди, а не след заседанието);
- възлага външния контрол (например одит, оценки и пр.);
- взема решение за развитието и увеличаването на ресурсите (fundraising)
Кои са най-важните неща, свързани с финансовото управление, които трябва да следите:
- Наличността на средства за заплати;
- Дали има достатъчно приходи, които да покрият планираните разходи;
- Сравнение между действащ и планиран бюджет;
- Състояние на резервите – дали резервите са се намалили или увеличили спрямо предходната година и защо.
Ефективно интернет позициониране: е-организация
Организация, която иска да бъде максимално прозрачна и отчетна, задължително трябва да има профил във виртуалното пространство. В този смисъл от изключително значение е на своя официален уебсайт да е наличен актуален устава/устройствен акт на организацията, докладите за дейността, годишните финансови отчети, както и информация относно:
- начин на управление – каква е организационната структура на НПО, кои са управляващите лица, кой представлява организацията;
- начин на финансиране – чрез каква дейност НПО се самоиздържа; кои са донорите на организацията (държавата чрез делегиран бюджет, други НПО, меценати, филантропски организации), какъв е размера на предоставените от тях средства; кои са другите източници на финансиране на организацията.
Всъщност, ще се получи ли?
Някой би могъл да оспори горните принципи и би казал: „По-добре по-малко хора да са ангажирани с вземането на решения, за да е ясно чия е отговорността". Или пък – „Няма как хората, които го работят (екипа), да не знаят най-добре. Най-честно е те да взимат решенията". Ако такава е и вашата вътрешна нагласа, не правете и не участвайте в НПО, вашият профил е по-подходящ за предприемаческа или управленска дейност в сферата на бизнеса. Огледайте се и оценете възможностите и перспективите за това да се реализирате на пазара и си направете фирма. Така ще ви е бъде по-лесно работите в подходяща за себе си организационна среда.
И ако все още се питате какво ще ви донесе спазването на стандартите за добро управление:
- Със сигурност: ядро от ценности за екипа, сигурност, справедливост
- Вероятно: повече легитимност и устойчивост за организацията
- И в крайна сметка: гаранция, че организацията е нещо самостоятелно и различно от всички, които работят за/с/в нея.
Facebook
TwetterСходни публикации
01 ноември 2016 г.
Офелия Кънева, ДАЗД: 2016 г. завършва със значителен успех в синхронизирането между органите по закрила на детето и дава едно много амбициозно начало на работата през новата 2017 г.
Офелия Кънева-председател на Държавната агенция за закрила на детето (ДАЗД), в интервю за Агенция „Фокус” във връзка с третото п
01 ноември 2016 г.
Честит Ден на народните будители!
Днес е Денят, в който отдаваме своята почит към народните будители. Почит към просветителите, книжовниците, борците ни за
31 октомври 2016 г.
С финансовата подкрепа на Програма Европа 2016 на Столична община заработи Съвет на общността към РА Средец
На 20.09.2016 г., с финансовата подкрепа на Програма Европа 2016 на Столична община бе създаден Съвет на общността към РА
